O FUTURO DO PAPEL

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Apesar dos recursos de tecnologia avançarem, fornecedores preparados para digitalização e toda a evolução dos últimos anos, o futuro da empresa sem papel, ou paperless como tratam alguns, ainda é incerto.

Records Management, riscos da transição, melhores práticas e governança são os principais problemas apontados em um levantamento da AIIM – Association for Information and Image Management. Segunda a associação, as empresas ainda cometem falhas em conceitos básicos da Gestão da Informação.
A prática comum é ir armazenando documentos digitalizados e informações digitais em algum lugar dos sistemas e quando o “armário” está cheio, a opção é comprar mais storage.
Fornecedores terceirizados têm apoiado seus clientes, com a proposta de utilização de modelos que permitem a organização, recuperação e uso deste valor essencial para o mundo dos negócios atual.
A contradição no esforço pela proposta paperless, é que as empresas têm gerado papel com o aumento do fluxo de informações, e assim a geração de documentos em papel continua sendo maior do que a geração de documentação eletrônica.
Pelos números sobre o infográfico paperless Office, criado pela empresa Nitro PDF, a revolução digital se prejudica por comportamentos de décadas passadas e falta de avanço mais forte da tecnologia com este propósito, mas a principal barreira está na necessidade de mudar culturas e processos simultaneamente. Hoje cerca de 99% dos profissionais ainda vivem uma rotina de rever documentos em papel em várias atividades cotidianas.
De acordo com a Nitro PDF, há uma revolução próxima no ar ainda que distante. Aponta a pesquisa realizada pela empresa que cerca de 33% dos pesquisados confessam que a maior barreira é que “ser paperless” não é uma prioridade da empresa. Isto se confirma quando identifica-se que por mais que as empresas gerem documentos já digitais e digitalizem os documentos já existentes, a cultura do uso de papel faz com que a utilização cresça a cada dia.
Um estudo realizado pela Adobe Systems Incorporated, concluída em fevereiro deste ano, baseada em entrevistas com 1.051 gerentes americanos em pequenas, médias e grandes empresas identificou uma tendência a evolução do processo paperless.
A pesquisa aponta que 73% dos executivos entrevistados pensam que a digitalização tornaria tudo mais simples e ágil, mas em contrapartida a realidade é que 98% das companhias ainda dependem do papel.
Os executivos americanos citam ainda grandes preocupações sobre o impacto do paperless no trabalho sobre processos de negócios, segurança e meio ambiente.
De acordo com o estudo a maioria dos gestores, 89% dos pesquisados, ​​tinham percepções negativas em relação a cultura de uso crescente de papel e seus impactos em produtividade e segurança quando comparados aos benefícios de um fluxo de um sistema de trabalho totalmente digital.
“As impressoras, scanners e máquinas de fax estão matando a produtividade dos negócios”, disse Jon Perera, vice-presidente, EchoSign, Adobe.
“As organizações bem sucedidas estão migrando rapidamente para abordagens baseadas paperless para seus processos críticos de negócio”, afirma Perera.
Isto porque consideram a condução da receita, redução de custos, melhora dos níveis de segurança e redução do impacto ambiental foco estratégico. Nos referimos ainda a uma minoria de empresas que adotam a política, o que nos indica muitas incertezas sobre a extinção do papel no futuro.